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Artigo EFI – Padronização de orçamentos contribui para entregas de excelência
Por Marcello Gobbi, gerente de produto de iQuote
MARCELLO GOBBI é engenheiro, fundador da empresa Loguin e sócio da Metrics. Atualmente é Gerente de Produto iQuote na EFI.
Quando pensamos na linha de produção de uma gráfica, os processos podem variar muito de acordo com o segmento de atuação, porte do negócio, nível de qualidade, tempo da entrega, know-how dos colaboradores, além de outros aspectos. No caso de uma gráfica bem estruturada, cada um destes elementos estará alinhado para que a entrega seja adequada aos prazos e custos acordados. Contudo, quem trabalha no dia a dia de produção sabe que a agilidade na tomada de decisões, com a expectativa de atender da melhor maneira o cliente, pode prejudicar a excelência da entrega.
Um mesmo colaborador, que cuidará de dois ou mais pedidos diferentes, pode decidir por caminhos distintos, dependendo do momento ou da pressão e expectativas por resultado. Em uma equipe maior, com diferentes pessoas na execução, a falta de padrão se torna ainda mais evidente. Se uma empresa tem vários orçamentistas, a mesma cotação provavelmente terá duas soluções de engenharia e, consequentemente, preços diferentes. Isso afeta diretamente o processo e o produto final.
ORÇAMENTOS PADRONIZADOS
Um orçamento bem elaborado permite que a gráfica cubra seus custos diretos e indiretos, garantindo o retorno dos investimentos executados pelos acionistas. Ter todos os custos, margens de lucro e comissões definidos dentro de uma política onde a direção da empresa estabelece os critérios que serão usados na negociação do mesmo é fundamental para atingir esse objetivo.
A única forma de conseguir que essas políticas e esses padrões sejam seguidos é a automatização. Sistemas automatizados que garantem a padronização orçamentária permitindo que todos sejam beneficiados; o negócio, os clientes e os colaboradores. As vantagens são significativas, pois a solução capta o conhecimento dos melhores colaboradores, transferindo essas informações para um sistema autônomo, que passa a tomar decisões independentemente da pessoa que está executando o processo. Ou seja, além de preservar o know-how da empresa, o sistema elege as melhores formas de produzir o produto solicitado pelo cliente dentro dos padrões definidos.
Partindo deste ponto, todos os futuros pedidos mantêm um modelo de produção que assegura a qualidade e eficiência. A solução simula as opções possíveis de engenharia, por exemplo: analisando se é melhor rodar em digital ou em flexo banda estreita, com acabamento em linha ou segmentado. Como consequência, os resultados tornam-se uniformes e a gráfica consegue garantir uma entrega dentro de todas as exigências, por um valor compatível.
ORÇAMENTISTAS PASSAM A REALIZAR TAREFAS MAIS NOBRES
Pela minha experiência, os empresários têm o desejo de adquirir uma solução como esta, contudo, é comum percebermos certa resistência por parte dos orçamentistas ou da equipe de vendas. Esse receio é compreensível, afinal o processo muda e a autonomia das pessoas sobre a geração de orçamentos também. No entanto, nas gráficas que já aderiram e utilizam o sistema há algum tempo, notamos o colaborador, que antes passava a maior parte de seu tempo administrando a produção de orçamentos, dedicado a tratar de tarefas mais nobres.
Entre elas: a definição das regras de preço, custo e margem; a análise do custo e margem de lucro real para cada orçamento aprovado, a comparação deste lucro real com o previsto de forma a auxiliar na evolução da produção do orçamento; a verificação das máquinas do parque gráfico; a análise de sugestões, trocas ou aquisições, e outras tarefas.
O resultado da implantação da solução agiliza o fluxo de processos na empresa. Muitas informações que eram necessárias na fase de produção e tinham que ser solicitadas ao cliente, passam a fazer parte do orçamento e o colaborador consegue focar sua energia em outras atividades que aperfeiçoam a entrega. O resultado é um orçamento mais perto da realidade produtiva, com uma engenharia já definida nos menores detalhes, que reflete no planejamento da produção com maior aderência a realidade, maior rentabilidade e melhores vendas.
RELATOS DOS CLIENTES
Por meio de pesquisas e entrevistas, coletamos relatos de nossos clientes mostrando as melhorias que o sistema trouxe para o dia a dia da gráfica. De maneira geral, os usuários registraram um acréscimo médio de 20% na produtividade orçamentária, sendo que o maior ganho é na qualidade dos orçamentos, que garantem as melhores margens e preços competitivos.
Entre os diferenciais significativos, os clientes apontam a automação dos processos, otimização de recursos, integração das informações e a possibilidade de utilizar a plataforma web, ferramenta que auxilia na inclusão do cliente, nas solicitações de orçamentos para os representantes externos e no acompanhamento real das informações, como orçamento, aprovação de pedidos, programação e produção.
O orçamento possui recursos avançados de engenharia, sendo possível avaliar o seu melhor custo de produção e fluxo de trabalho e ainda comparar com outras rotas de produção – item importante nas gráficas que possuem mais de um sistema de impressão. Também tem uma interface simples e intuitiva, que facilita a inclusão das informações. Os cálculos são gerados de forma rápida e precisa. Foi constatada a redução de processos que ocasionou na queda de 40% do tempo utilizado na área operacional, otimizando os recursos e o deadline de respostas para o cliente externo e interno.
CONHEÇA O iQUOTE
O EFI iQuote é um sistema de orçamento gráfico “inteligente” e altamente visual, operado via Web, bem como com todas as tecnologias disponíveis e emergentes na indústria de artes gráficas.
Os principais benefícios que uma empresa tem ao adquirir o iQuote são:
1. Qualquer colaborador, com um mínimo de treinamento, consegue produzir um orçamento de ótima qualidade, mesmo em complexos ambientes de produção.
2. Regras da empresa (custo / preço / tecnológicas) definem que os usuários sigam essas recomendações.
3. O conhecimento da empresa é armazenado no sistema, mas fica disponível para todos.
4. Os processos definidos no workflow ligam as pessoas, atividades e papéis num ambiente seguro.
5. O sistema é flexível o suficiente para permitir que as pessoas mudem o que for necessário, sempre dentro dos critérios de acesso definidos.
6. A interface com o usuário é clara e flexível, permitindo o perfeito entendimento do que será produzido e todos os passos da produção.
7. Flexibilidade na criação de relatórios.
8. Históricos são gerados para todas as operações e alterações feitas pelos usuários.
Para oferecer todo o suporte, a EFI tem três equipes: no Brasil para o atendimento latino-americano, nos USA e a terceira, na Europa. Este serviço ajuda a esclarecer dúvidas básicas por telefone ou acesso remoto. Também são oferecidas horas de treinamento in loco que contribuem para manter o usuário sempre atualizado e mostrar como tirar o maior proveito do sistema.
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