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Xtent, a solução definitiva para gestão e produção editorial colaborativa de livros e revistas
Há alguns anos as editoras de revistas e livros, principalmente as do segmento didático, estão em busca de soluções técnicas que ofereçam recursos para a produção colaborativa de produtos editoriais, ou seja ferramentas que permitam que vários profissionais trabalhem simultaneamente nos arquivos de um mesmo projeto.
Além disso, uma parcela considerável destas editoras, mesmo as de grande porte, ainda se utiliza de processos analógicos baseados em planilhas de Excel para fazer o controle de fluxo de trabalho, andamento da produção e dos ciclos de aprovação das provas das obras – ainda que tenham como objetivo apenas a geração de PDFs para envio às gráficas.
Para empresas que necessitam também de saídas digitais, é comum que só possam iniciar o processo de geração das versões eletrônica após a finalização dos arquivos da versão impressa. Mesmo assim, precisam gerar diversas versões desses arquivos para derivar cada uma das saídas digitais, além de fazer adaptações manuais nos layouts para que se adaptem às diferentes características ou restrições dos formatos digitais como ePub, Folio, HTML etc.
Em comum, todas buscam uma forma de produzir de modo mais eficiente, em menor tempo, com menos etapas e com mais controle de produção.
Xtent 7
A Seinet – empresa Espanhola sediada em Madri – desenvolveu o sistema Xtent, a primeira ferramenta multicanal de gestão e produção de conteúdos desenvolvida especificamente para atender as necessidades das editoras de revistas e livros, adaptando-se às exigências dos seus complexos fluxos de trabalho.
A solução Xtent é baseada em uma arquitetura do tipo cliente/servidor. As equipes de arte trabalham de forma totalmente integrada ao sistema utilizando os aplicativos usuais do pacote Adobe Creative Suite, incrementados por meio de plug-ins especialmente desenvolvidos.
Os colaboradores das equipes editoriais (autores, editores, revisores, pesquisadores de iconografia etc.) e os gestores da produção têm acesso aos recursos do Xtent e podem revisar e manipular diretamente os arquivos das obras em diagramação por meio de um conjunto de aplicativos baseados em Java que rodam localmente nos seus computadores (Windows, Mac OS ou Linux).
O processamento das tarefas solicitadas, assim como o armazenamento e controle de acesso de todos os arquivos, ficam centralizados em servidores dedicados de alto desempenho. Dessa forma, não há necessidade da editora investir em licenças de InCopy e/ou em computadores de alta performance para as equipes editoriais. Tampouco há necessidade de instalar nas máquinas dos editores as fontes tipográficas utilizadas nas obras diagramadas.
A instalação destes aplicativos e plug-ins é bastante simples e rápida. O sistema permite que colaboradores das equipes editoriais ou da arte possam trabalhar fora das instalações da editora, bastando que possuam conexão banda larga com a Internet para acessar o servidor. A interface do produto já está disponível em Português do Brasil, mas o usuário tem a opção de escolher também Inglês ou Espanhol no momento do seu log-in ao sistema.
Os gestores da produção, por meio do módulo Flat Plan, dispõem de ferramentas que permitem planificar e acompanhar em tempo real o andamento de todo o fluxo de trabalho: Definir as datas limites para cada uma das tarefas, fazer o acompanhamento em tempo real (de forma visual ou por meio de de relatórios) do status de cada coleção editorial, produto, volume, caderno e até mesmo página ou artigo em produção.
Um dos desafios dos fluxos produtivos complexos é garantir que todos os envolvidos trabalhem com as últimas versões dos arquivos digitais e dos documentos impressos revisados. A plataforma Xtent oferece sofisticados recursos colaborativos para assegurar isso, além de permitir a criação de fluxos de trabalho personalizados e semi-automatizados – onde cada tarefa cumprida por um indivíduo ou equipe já endereça os documentos aos responsáveis da etapa seguinte, alertando-os para que iniciem a próxima tarefa da cadeia produtiva.
No âmbito das tarefas de revisão, o Xtent permite que seus ciclos sejam otimizados e reduzidos. Nos processos analógicos baseados em provas impressas e solicitações manuscritas de alterações de textos, todas as emendas têm de ser digitadas e inseridas pelos diagramadores. No Xtent, os revisores e editores podem fazer diretamente nos arquivos diagramados as alterações de texto necessárias e submetê-las a aprovação, com controle pleno de quem, quando e o que foi alterado. Oferece, ainda, recursos nativos de arquivamento e controle de versões – que permitem o resgate de estágios anteriores da publicação.
Os recursos de comunicação do sistema Xtent permitem ainda que alterações mais complexas no layout (que dependem do trabalho dos diagramadores) sejam solicitadas eletronicamente, mor meio de marcações e anotações digitais que podem ser inseridas nos documentos pelas equipes editoriais e de revisão.
Banco de Dados
O Xtent é fornecido já integrado a um sistema de DAM (Digital Asset Management ou Controle de Ativos Digitais). Isso permite que todas as imagens, ilustrações, mapas, textos, arquivos de InDesign, arquivos PDFs, vídeos, animações e outros recursos multimídia utilizados nas obras sejam catalogadas de forma estruturada num banco de dados e acesssadas diretamente pelas ferramentas do Xtent. É possível fazer pesquisas e buscas por nome e tipo de arquivo, metadados, títulos editoriais onde os arquivos já foram utilizadas dentre outras alternativas. O uso de um banco de dados permite um aproveitamento mais eficiente do espaço de armazenamento, já que arquivos não são duplicados e um único arquivo pode permanecer vinculado a diversas obras.
Além disso, o sistema provê uma indexação automática no formato XML de todos os conteúdos de texto (textos, planilhas e arquivos de InDesign). O processo de upload de arquivos é bastante simples, bastando arrastar os arquivos a partir do sistema operacional para as pastas do módulo de DAM do Xtent.
Vários aplicativos podem ser integrados pelo próprio usuário, permitindo seu uso a partir do próprio Xtent. Photoshop, Illustrator, Word, Excel e tantos outros aplicativos podem ser utilizados para editar vínculos como imagens, ilustrações, aúdios etc. Um dos destaques é o MathType que permite que colaboradores das equipes editoriais (revisores ou editores) possam editar diretamente as equações e fórmulas inseridas nas obras sem o auxílio dos diagramadores. Na geração dos PDFs para gráfica, o Enfocus PitStop pode ser integrado para garantir a qualidade em relação aos requerimentos dos departamentos de pré-impressão das editoras e gráficas.
Reaproveitamento de conteúdos e Múltiplas saídas
O reaproveitamento de conteúdos impressos em outros produtos digitais é algo bastante simples de ser executado dentro do Xtent. Uma vez que o conteúdo dos arquivos de InDesign (de uma versão impressa de um livro didático, por exemplo), tenha sido inserido no Xtent, pode-se criar uma versão HTML5, bastando arrastar um de seus artigos para cima de um arquivo de template (gabarito) HTML previamente preparado.
De forma nativa, qualquer alteração nos textos feita para as versões HTML ou ePub, por exemplo, vai se refletir automaticamente em todos os outros conteúdos, operando de maneira bidirecional no caso doss arquivos de InDesign, para garantia de consistência plena entre as edições. Isso permite a produção simultânea de várias versões de produtos que compartilhem um mesmo conteúdo, e não sequencialmente em outras ferramentas do mercado.
O Xtent é, atualmente, o mais versátil e completo sistema editoria colaborativo em relação ao leque de possibilidades de formatos digitais que pode exportar. Além do PDF para impressão, a ferramenta gera nada menos que seis outros formatos digitais: HTML5, PDF enriquecido, ePub, Folio, Scorm e XML.
O uso do formato HTML5 oferece como destaque a possibilidade de compatibilidade praticamente universal (atual, futura e retroativa) com dispositivos de leitura – independente de hardware, software e sistemas operacionais – e para os recursos de design responsivo e possibilidades de indexação/pesquisa no conteúdo. Torna possível, ainda, a criação de materiais didáticos com tarefas e exercícios para os estudantes, com envio por meio eletrônico das tarefas por eles executadas para o professor.
O PDF enriquecido ou interativo possui as mesmas características do PDF “estático” e do HTML5 em relação à compatibilidade com dispositivos de leitura, mas pode conter também vídeos, áudios, botões de navegação, exercícios interativos e hyperlinks internos e externos.
O formato ePub é largamente adotado em livros de texto e oferece a interessante característica conhecida como “layout líquido” (layout responsivo automático) que adapta a visualização do conteúdo ao formato do dispositivo de leitura.
O formato Folio é bastante conhecido por ser amplamente utilizado para gerar versões digitais de revistas periódicas.
Já o Scorm prepara o conteúdo para sistemas de e-learning (que são retroalimentados com as respostas e atividades dos alunos) enquanto que o XML o estrutura para ser reaproveitado em outras medias, um web site por exemplo.
Graças à crescente adoção de computadores e dispositivos portáteis como tablets nas salas de aula, um recurso em voga nos materiais didáticos é a inclusão dos chamados “objetos educacionais interativos” cujo objetivo é reforçar a assimilação dos conteúdos apresentados. São jogos educacionais, atividades e exercícios interativos que normalmente dependem de programação baseada em HTML5, JavaScript e/ou JQuery.
O Xtent pode importar e incorporar elementos interativos desenvolvidos externamente, mas também oferece ferramentas para que as equipes de produção desenvolvam 11 tipos de atividades diferentes, tais como questionários de múltipla escolha e exercícios de relacionar colunas de objetos, os quais podem ser criados sem necessidade de nenhum conhecimento de programação.
XPad
A Seinet comercializa também a ferramenta XPad. Trata-se de uma solução completa para licenciar e distribuir produtos editoriais tanto para tablets (iOS/Android) como para computadores (Windows/Mac OS), que pode ser personalizada para cada editora.
Com o XPad, as editoras podem distribuir edições interativas baseadas em PDFs enriquecidos/interativos ou em formato HTML5. Ele permite a gestão de direitos de acesso às publicações, das assinaturas e pleno controle de número de downloads, por meio de um aplicativo de quiosque personalizado ou padrão (iTunes ou Google Play).
No mundo e no Brasil
O Xtent conta atualmente com mais de 2.000 usuários de 30 grupos editoriais em 12 países. Na Europa, os principais destaques ficam para as editoras Hearst e Edições SM. Na América Latina, o grupo Carvajal e no Brasil, a editora Edebe e a rede de ensino Salesiana.
A rede Salesiana – considerada a maior rede de escolas católicas de Brasil segundo ANEC – escolheu o Xtent para gerenciar e planejar a produção de seus livros, otimizar o seu fluxo editorial e controlar as saídas digitais do seu catálogo de publicações. O objetivo é facilitar o acesso a todos os seus ativos digitais para sua rede de escolas, que reúne mais de 110 instituições de ensino fundamental e médio em 70 cidades do Brasil, 85 mil alunos e 5 mil educadores.
Desde maio de 2014, a Seinet e seus produtos passaram a ser representados no Brasil pela empresa EGSS. De acordo com Luís Pégolo, o Xtent pode se adaptar à fluxos produtivos e necessidades diferentes, simultaneamente para impressão quanto para versões digitais. “Além disso, oferecemos um modelo de negócios de distribuição para as versões digitais paralelo mas que também pode ser complementar ao tradicional para oferecer aos nossos clientes uma solução completa” acrescenta o executivo. Mais informações: www.egss.com.br ou pelo telefone (11) 3872-5912.
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